# Datenschutz Immobilienverwaltung > Datenschutz in der Immobilienverwaltung: Daten von Mietinteressenten, Bonitäts- und Betreibungsauskünfte, Videoüberwachung und Dienstleister. - Quelle: https://www.sidd.swiss/einblicke/datenschutz-immobilienverwaltung/ - Sprache: de-CH - Veröffentlicht: 2026-05-24 - Stand: 2026-05-24 - Autor:in: Marc Grob - Herausgeber: SIDD Institut für Datenschutz und Datensicherheit, eine Marke der Priverion GmbH, Zugerstrasse 32, 6340 Baar (ZG), Schweiz ## Einleitung Immobilienverwaltungen verarbeiten in jedem Mandat Personendaten von hoher Sensibilität: Bonitätsauskünfte und Betreibungsregisterauszüge von Mietinteressentinnen, Lohnabrechnungen, Familienkonstellationen, allenfalls Aufenthaltsbewilligungen, später Mietzahlungsverläufe, Mängellisten, Korrespondenz mit Behörden und Bilder aus der Liegenschaftsüberwachung. Mit dem revidierten Datenschutzgesetz (DSG), in Kraft seit dem 1. September 2023, sind die Anforderungen an Bewirtschafter, Hauswartfirmen und Genossenschaftsverwaltungen deutlich konkreter geworden. Gleichzeitig schneiden sich Mietrecht (Art. 253 ff. OR), zivilrechtlicher Persönlichkeitsschutz (Art. 28 ZGB) und Datenschutz fortlaufend. Dieser Beitrag liefert einen praxisorientierten Überblick. Er behandelt: - die zulässige Datenerhebung im Bewerbungs- und Mietverhältnis (Art. 6 DSG, Verhältnismässigkeit); - Bonitäts- und Betreibungsauskünfte, ZEK-/CRIF-Daten und das Diskriminierungsrisiko; - Videoüberwachung in Treppenhaus, Lift, Tiefgarage und Eingangsbereich (Art. 28 ZGB, EDÖB-Merkblatt); - Auftragsbearbeitung mit externen Dienstleistern (Concierge, Reinigung, Property-Management-Software); - Informationspflichten gegenüber Mieterinnen und Mietern (Art. 19 DSG); - Aufbewahrung und Löschung nach Mietende. Zielpublikum sind Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer von Verwaltungen, Portfolio-Managerinnen institutioneller Eigentümer sowie Vorstände von Wohnbaugenossenschaften, die ihre Prozesse rechtskonform aufstellen und gleichzeitig den operativen Betrieb nicht ausbremsen wollen. ## Rechtsrahmen für Immobilienverwaltungen Privatrechtliche Immobilienverwaltungen unterliegen dem DSG als Verantwortliche im Sinne von Art. 5 lit. j DSG. Sie bestimmen Zweck und Mittel der Bearbeitung – meist im Auftrag des Eigentümers, der seinerseits ebenfalls Verantwortlicher bleibt. Daraus ergeben sich entweder ein Auftragsbearbeitungsverhältnis nach Art. 9 DSG (wenn der Eigentümer eng vorgibt, wie Daten zu bearbeiten sind) oder eine gemeinsame Verantwortlichkeit. Beide Konstellationen müssen vertraglich geregelt werden; Standardverträge der SVIT oder des HEV greifen häufig zu kurz und sollten datenschutzrechtlich ergänzt werden. Für öffentlich-rechtliche Liegenschaftsverwaltungen (z. B. kantonale Liegenschaftsverwaltungen, kommunale Wohnbauträger) gilt zusätzlich das jeweilige kantonale Informations- und Datenschutzgesetz (IDG ZH, KDSG BE, IDG BS usw.). Wohnbaugenossenschaften sind privatrechtliche Verantwortliche und fallen unter das DSG. Querverbindungen bestehen zum Obligationenrecht (Art. 253-274g OR Mietrecht, insbesondere die Pflicht zur ordnungsgemässen Buchführung über das Mietverhältnis), zur paritätischen Schlichtungsbehörde (Art. 200 ZPO i. V. m. kantonalem Recht), zum Geldwäschereigesetz für gewisse Vermittlungstätigkeiten sowie zum Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), wenn beispielsweise Adressdaten für Marketing weitergegeben werden. Bei grenzüberschreitenden Eigentümerstrukturen (ausländische Pensionskassen, deutsche Immobilienfonds) kann zusätzlich die EU-DSGVO eingreifen, sobald Daten an Stellen in der EU übermittelt werden. Dann ist ein EU-Vertreter nach [Art. 27 DSGVO](https://www.sidd.swiss/einblicke/artikel-27-dsgvo) zu prüfen. ## Datenerhebung bei Mietinteressentinnen Die heikelste Phase ist die Bewerberprüfung. Mietinteressentinnen füllen Anmeldeformulare aus, die häufig weit über das verhältnismässige Mass hinausgehen. Massstab ist Art. 6 Abs. 2 DSG (Verhältnismässigkeit) sowie der Zweck «Vertragsabschluss und Vertragsdurchführung» nach Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG. Daraus folgt: Im ersten Schritt – vor der Auswahlentscheidung – darf nur erhoben werden, was zur Beurteilung der Zahlungsfähigkeit und des Mietsicherheitsbedarfs zwingend nötig ist. Praxistauglich ist ein zweistufiges Vorgehen. Stufe 1 (alle Interessentinnen): Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Anzahl einziehender Personen, gewünschtes Einzugsdatum, Beruf in groben Zügen. Stufe 2 (nur die in die engere Auswahl gezogenen Personen, gegen Einwilligung): Lohnausweise oder Steuerunterlagen, aktueller Betreibungsregisterauszug (höchstens drei Monate alt), Referenz der bisherigen Verwaltung. Nicht zulässig sind in der Regel: Konfession, Zivilstand mit Detailangaben zur Beziehung, politische Ansichten, Foto, Nationalität in differenzierter Form, Familienplanung, frühere Schwangerschaften, Vorstrafen ohne konkreten Bezug. Solche Daten gelten teils als besonders schützenswert (Art. 5 lit. c DSG) und ihre Bearbeitung erfordert eine besondere Rechtfertigung, die im Mietkontext fast nie vorliegt. Unzulässige Felder im Anmeldeformular führen schnell zu Beschwerden beim EDÖB und zu Reputationsschäden in lokalen Medien. Wichtig ist auch die Aufbewahrung von Bewerbungsdossiers nicht ausgewählter Interessenten: spätestens drei Monate nach Abschluss des Mietverhältnisses sollten diese vernichtet werden, sofern keine konkreten rechtlichen Auseinandersetzungen drohen. ## Bonitäts- und Betreibungsauskünfte Die Einholung eines Betreibungsregisterauszugs nach Art. 8a SchKG ist gängige Praxis und nach DSG zulässig, solange die Person die Auskunft selbst einreicht oder ausdrücklich einwilligt. Bonitätsdienste wie CRIF, Intrum, Deltavista oder Creditreform liefern darüber hinaus aggregierte Scores. Diese Bonitätsabfrage stützt sich auf das berechtigte Interesse des Vermieters (Art. 31 Abs. 1 DSG) – sie ist aber nur verhältnismässig, wenn (1) die Mietinteressentin vorab transparent informiert wird, (2) der Score nicht alleinige Entscheidungsgrundlage ist und (3) die Information über die Datenherkunft beim Abschluss des Mietverhältnisses dokumentiert wird. Automatisierte Einzelentscheidungen ohne menschliche Beurteilung fallen unter Art. 21 DSG: Wird einer Bewerbung allein gestützt auf einen algorithmischen Score abgesagt, muss der Person dies mitgeteilt und Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben werden. In der Praxis empfehlen wir, Score-Werte stets nur als ein Element neben Einkommen, Vorgeschichte und persönlichem Eindruck zu verwenden und das Vier-Augen-Prinzip im internen Prozess festzuhalten. Diskriminierungsrisiken sind real: Wenn Auswahlkriterien indirekt an Nationalität, Religion oder Familienstand anknüpfen, kann sich neben dem Datenschutz auch das Persönlichkeitsrecht (Art. 28 ZGB) und – bei öffentlichen Liegenschaften – das Diskriminierungsverbot (Art. 8 BV) aktivieren. Eine dokumentierte Auswahlmatrix mit objektiven Kriterien (Solvenz, Haushaltsgrösse passt zur Wohnungsgrösse, Vertragstreue) schützt sowohl Bewerber als auch Verwaltung. ## Videoüberwachung im Liegenschaftsbereich Kameras in Eingangsbereichen, Tiefgaragen, Liften, Müllräumen und Aussenanlagen sind in vielen Liegenschaften Standard. Datenschutzrechtlich handelt es sich um eine Bearbeitung besonders eingriffsintensiver Personendaten, weil sich Mieterinnen, Besucher und Lieferanten der Erfassung kaum entziehen können. Massstab ist erneut Art. 6 DSG (Verhältnismässigkeit, Zweckbindung) sowie das EDÖB-Merkblatt «Videoüberwachung durch Private» in der jeweils aktuellen Fassung. Folgende Prüfschritte sind vor jeder Installation zu dokumentieren: 1. Zweck (z. B. Schutz vor Vandalismus nach mehreren konkreten Vorfällen, Sicherheit in der Tiefgarage) – ein abstraktes «Sicherheitsgefühl» genügt nicht; 2. Mildere Mittel (bessere Beleuchtung, Zutrittskontrolle mit Badge, organisatorische Massnahmen) wurden geprüft und sind ungenügend; 3. Kameraplan mit Erfassungswinkeln, der Wohnungstüren, Innenräume, Briefkästen einzelner Mieter und benachbarte öffentliche Wege ausspart; 4. Hinweisschilder mit Zweck, Verantwortlichem und Kontaktangaben am Anfang jedes überwachten Bereichs (Art. 19 DSG); 5. Speicherdauer von in der Regel maximal 72 Stunden, mit revisionsfähiger Löschroutine; 6. Zugriffsberechtigungen ausschliesslich für definierte Personen (Verwalter, Polizei auf Verfügung); 7. Information der Stockwerkeigentümerversammlung oder Mieterschaft. Bei besonders eingriffsintensiver Überwachung – etwa Audio, Gesichtserkennung oder dauerhafte Aufzeichnung in halböffentlichen Innenräumen – ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 22 DSG durchzuführen und bei hoher Restrisikolage dem EDÖB zur Konsultation vorzulegen. ## Auftragsbearbeitung und Dienstleisterkette Eine moderne Immobilienverwaltung arbeitet mit einer ganzen Kette externer Dienstleister: Property-Management-Software (z. B. cloudbasiert), Inkassopartner, externe Hauswartung, Reinigungsfirmen, Concierge-Services, Schliesssystemanbieter, Heizkostenabrechner, ggf. KI-gestützte Bewerber-Tools. Jeder dieser Dienstleister, der Personendaten im Auftrag bearbeitet, ist Auftragsbearbeiter im Sinne von Art. 9 DSG. Notwendig ist ein [Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)](https://www.sidd.swiss/einblicke/avv-auftragsbearbeitungsvertrag-schweiz) mit mindestens den folgenden Elementen: Beschreibung der Bearbeitung, Datenkategorien, Sicherheitsmassnahmen nach Art. 8 DSG, Subunternehmerregelung, Unterstützungspflichten bei Betroffenenrechten und Datenschutzverletzungen, Lösch- und Rückgabepflichten am Vertragsende, Audit-Rechte. Bei Anbietern mit Sitz oder Datenverarbeitung ausserhalb der Schweiz und der EU ist zusätzlich eine Transferprüfung nach Art. 16 f. DSG erforderlich – in der Praxis über Standardvertragsklauseln plus Transfer-Impact-Assessment. Häufig unterschätzt: Hauswartfirmen, die Wohnungsabnahmen durchführen, sehen sehr persönliche Lebensbereiche. Reinigungsfirmen haben Zugang zu Räumen mit Korrespondenz und Unterlagen. Diese Personen müssen schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet werden (Art. 4 DSV), und die Verwaltung muss in der Lage sein, im Auditfall nachzuweisen, wer wann auf welche Räumlichkeiten Zugriff hatte. Bei elektronischen Schliesssystemen ist die Protokollierung von Zutritten ihrerseits datenschutzrelevant und mit klaren Aufbewahrungsfristen (typischerweise 30-90 Tage) zu hinterlegen. ## Informationspflichten, Auskunft und Löschung Art. 19 DSG verlangt eine angemessene Information aller Personen, deren Daten bearbeitet werden. In der Immobilienverwaltung bedeutet das konkret: ein verständliches Datenschutz-Hinweisblatt auf der Website der Verwaltung, ein zusätzliches Hinweisblatt im Anmeldeformular für Mietinteressenten und ein dritter Hinweis im Mietvertrag oder als Beilage dazu, der die laufende Bearbeitung im Mietverhältnis beschreibt (Heiz- und Nebenkostenabrechnung, Reparaturen, Versicherungsfälle, Mahnwesen, Schlichtungs- und Gerichtsverfahren). Auskunftsbegehren nach Art. 25 DSG sind innert 30 Tagen kostenlos zu beantworten. Bei Streit – etwa über Mängelmeldungen oder Kündigungsgründe – nutzen Mieter dieses Recht zunehmend strategisch. Die Verwaltung muss in der Lage sein, sämtliche zu einer Person gespeicherten Daten quer über Property-Management-System, E-Mail-Archiv, Papierdossier und Videoaufzeichnungen aufzufinden und in lesbarer Form zur Verfügung zu stellen. Verweigerungs- oder Einschränkungsgründe (Art. 26 DSG, etwa überwiegende Drittinteressen) sind explizit zu begründen. Nach Mietende greift die Aufbewahrung: Buchhaltungsunterlagen sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren; Mietkautionsdokumente bis zur Freigabe; Korrespondenz typischerweise so lange, wie Ansprüche aus dem Mietverhältnis verjähren können (in der Regel zehn Jahre nach Art. 127 OR). Danach sind die Daten zu löschen oder zuverlässig zu anonymisieren. Eine dokumentierte Löschroutine inkl. Lösch-Protokoll ist Pflicht – einerseits zur Erfüllung von Art. 6 Abs. 4 DSG, andererseits zur Verteidigung gegen spätere Ansprüche. ## Wie SIDD unterstützt SIDD begleitet Immobilienverwaltungen, institutionelle Eigentümer und Wohnbaugenossenschaften in der gesamten datenschutzrechtlichen Praxis: von der Erstanalyse bestehender Anmeldeformulare, Mietverträge und Hausordnungen über die Konzeption eines Bearbeitungsverzeichnisses nach Art. 12 DSG bis zur Begleitung konkreter Auskunftsbegehren oder Datenpannen. Wir stellen externe Datenschutzberaterinnen und -berater nach Art. 10 DSG, prüfen Ihre Videoüberwachung gegen das EDÖB-Merkblatt und unterstützen bei der Verhandlung von AVV mit Ihren Property-Management-Software-Anbietern. Konkret kombinieren wir drei Leistungspakete: einen externen [Datenschutzberater Schweiz](https://www.sidd.swiss/leistungen/datenschutzberater-schweiz) als Ansprechperson nach aussen und innen, einen [Datenschutz-Workshop für Ihre Bewirtschaftungsteams](https://www.sidd.swiss/leistungen/datenschutz-workshop-kmu), in dem Bewerbungsprozess, Videoüberwachung und Auskunftspflichten praxisnah trainiert werden, sowie bei Bedarf einen [Penetrationstest](https://www.sidd.swiss/leistungen/penetrationstest) Ihrer Verwaltungssoftware. Schreiben Sie uns über das [Kontaktformular](https://www.sidd.swiss/kontakt) oder fordern Sie eine konkrete [Offerte](https://www.sidd.swiss/offerte) für Ihr Immobilienportfolio an. --- Dieses Dokument ist die Markdown-Fassung der oben verlinkten Seite. Zitieren Sie bitte die HTML-URL.