Kurzantwort: Ja, ein Schweizer Unternehmen kann ChatGPT Business grundsätzlich auch für Personendaten und vertrauliche Informationen einsetzen. Zulässig ist das aber nicht automatisch. Entscheidend sind der konkrete Anwendungsfall, die Datenkategorie und die Frage, ob die Anforderungen des Datenschutzgesetzes (DSG) und bestehende Geheimhaltungspflichten eingehalten sind.

ChatGPT Business ist der Selbstbedienungstarif von OpenAI für Teams. Bis zum 29. August 2025 hiess er «ChatGPT Team». Für Kunden in der Schweiz ist OpenAI Ireland Ltd. Vertragspartnerin. Es gelten das OpenAI Services Agreement und das Data Processing Addendum (DPA). Danach bearbeitet OpenAI Personendaten in den Kundeninhalten als Auftragsbearbeiterin und verwendet Eingaben und Ausgaben standardmässig nicht zum Training der Modelle.

Das schafft eine vertragliche Grundlage. Die eigene Prüfung ersetzt es nicht. Weder ein Business-Abo noch der Verzicht auf Training noch ein Speicherort in Europa machen eine Bearbeitung von sich aus rechtmässig.

Als erste Orientierung:

• In der Regel unproblematisch: öffentliche Informationen und interne Inhalte ohne Personendaten und ohne Geheimhaltungspflicht.
• Nur nach dokumentierter Freigabe: gewöhnliche Personendaten und vertrauliche Geschäftsinformationen, beschränkt auf festgelegte Anwendungsfälle und so sparsam wie möglich.
• Gesperrt bis zur gesonderten Prüfung: besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c DSG), Informationen unter einem Berufs-, Amts- oder Bankkundengeheimnis sowie Daten, deren Weitergabe ein Vertrag untersagt.

Viele Mitarbeitende nutzen ChatGPT bereits, oft über private Konten. Dann fehlt dem Unternehmen ein Vertrag mit dem Anbieter, obwohl es für die Bearbeitung von Kunden- und Personaldaten verantwortlich bleibt. Arbeitgeber sollten deshalb regeln, welcher Zugang erlaubt ist, welche Daten hineingehören und wer Ergebnisse prüft.

Dieser Beitrag richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber, Geschäftsleitungen und Compliance-Verantwortliche von Schweizer KMU. Er trennt gesetzliche Pflichten von empfohlener Praxis, vergleicht ChatGPT Business mit Privatkonten, Enterprise und API und enthält eine Einführungs-Checkliste, ein Beispiel und einen Textbaustein für die interne Richtlinie. Rechtsstand und Produktangaben: 30. September 2026. Der Beitrag ersetzt keine Beurteilung im Einzelfall.

Das DSG verbietet den Einsatz von KI-Diensten nicht. Es ist technologieneutral formuliert und nach dem EDÖB direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar. Wer Personendaten in ChatGPT eingibt, bearbeitet sie und gibt sie einem Dienstleister bekannt. Das Unternehmen bleibt dabei Verantwortlicher (Art. 5 lit. j DSG). Werden keine Personendaten eingegeben, ist das DSG auf die Eingabe nicht anwendbar. Geheimhaltungspflichten können trotzdem gelten.

Gesetzliche Pflichten

Verstösse können strafbar sein. Nach Art. 61 DSG wird auf Antrag mit Busse bis CHF 250'000 bestraft, wer vorsätzlich Personendaten ohne die Voraussetzungen von Art. 16 und 17 DSG ins Ausland bekanntgibt, die Bearbeitung ohne die Voraussetzungen von Art. 9 Abs. 1 und 2 DSG einem Auftragsbearbeiter übergibt oder die Mindestanforderungen an die Datensicherheit nicht einhält. Die Strafbestimmungen richten sich gegen die verantwortlichen natürlichen Personen. Der Geschäftsbetrieb kann nur in den Fällen von Art. 64 Abs. 2 DSG an ihrer Stelle gebüsst werden.

Setzt ein Unternehmen ein Sprachmodell gegenüber Kundinnen und Kunden ein, etwa als Chatbot, verlangt der EDÖB zudem Transparenz darüber, dass sie mit einer Maschine kommunizieren und wie ihre Eingaben weiterverwendet werden.

Empfohlene Praxis

Die folgenden Punkte sind nicht ausdrücklich vorgeschrieben. Sie erleichtern aber den Nachweis, dass die Pflichten erfüllt sind.

• Freigabe je Anwendungsfall statt pauschaler Freigabe des Werkzeugs.
• Eintrag im Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, auch wenn das Unternehmen nach Art. 12 Abs. 5 DSG und Art. 24 DSV von der Pflicht befreit ist. Die Befreiung gilt für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden, sofern sie weder besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang bearbeiten noch ein Profiling mit hohem Risiko durchführen.
• Namen weglassen oder pseudonymisieren, wo der Zweck es zulässt.
• Schriftliche Nutzungsrichtlinie, kurze Schulung und ein einfacher Meldeweg für Fehl-Eingaben.
• Regelmässige Kontrolle der Vertrags- und Produktunterlagen, weil OpenAI Funktionen und Bedingungen häufig ändert.

Was Business-Abo, «kein Training» und EU-Speicherung nicht klären

• Business-Abo: Es liefert den Vertrag, den Art. 9 DSG verlangt. Ob Zweck, Umfang und Datenkategorie zulässig sind, entscheidet das Unternehmen.
• «Kein Training»: Die Zusage betrifft eine einzelne Verwendungsart. Die Inhalte werden trotzdem gespeichert, von Unterauftragsbearbeitern bearbeitet und können laut OpenAI von befugten Personen eingesehen werden, etwa zur Abklärung von Missbrauch.
• Speicherung in Europa: OpenAI dokumentiert eine Datenresidenz für berechtigte Enterprise-, Edu-, Healthcare- und API-Kunden, nicht für ChatGPT Business. Auch dort betrifft sie gespeicherte Inhalte bestimmter Funktionen. Andere Bearbeitungsschritte können ausserhalb der Region stattfinden.

Die folgenden Angaben stammen aus der öffentlichen Dokumentation von OpenAI, abgerufen am 30. September 2026. Eine Zusage gilt nur für das Produkt, für das OpenAI sie abgibt. Massgebend ist der Vertrag, den Ihr Unternehmen tatsächlich abgeschlossen hat.

Vier Punkte aus der Dokumentation verdienen besondere Beachtung:

• Die Aufbewahrung in Business ist nicht eindeutig dokumentiert. Die FAQ zu ChatGPT Business hält fest, dass Workspace-Admins die Aufbewahrungsdauer steuern können. Die Übersicht der Zusagen auf derselben Seite nennt diese Steuerung nur für Enterprise, Healthcare und Edu. Prüfen Sie im eigenen Workspace, welche Einstellung vorhanden ist, und halten Sie das Ergebnis fest.
• Löschzusagen haben Vorbehalte. OpenAI beschreibt selbst einen Fall: Eine Anordnung eines US-Gerichts verpflichtete das Unternehmen 2025 vorübergehend, auch gelöschte Inhalte aufzubewahren. Betroffen war laut OpenAI unter anderem der damalige Team-Tarif, nicht aber Enterprise. Die Pflicht endete nach Angaben von OpenAI am 26. September 2025.
• Das DPA rechnet nicht mit sensiblen Daten. In der Beschreibung der Bearbeitung (Schedule 1) steht, dass keine Übermittlung sensibler Daten vorgesehen ist, ausser Nutzer geben sie unerwartet in unstrukturierten Daten ein. Wer besonders schützenswerte Personendaten planmässig bearbeiten will, findet dafür im Standardvertrag keine ausdrückliche Grundlage.
• Sicherheitsnachweise ersetzen die eigene Beurteilung nicht. OpenAI gibt für ChatGPT Business ein abgeschlossenes SOC-2-Typ-2-Audit an und stellt Prüfberichte auf schriftliche Anfrage höchstens einmal pro Jahr zur Verfügung. Das hilft bei der Vergewisserung nach Art. 9 Abs. 2 DSG. Die Risikobeurteilung bleibt Sache des Unternehmens.

Speicherort ist nicht Bearbeitungsort

Für ChatGPT Business nennt die Liste der Unterauftragsbearbeiter Cloud-Infrastruktur von Microsoft, Google, Oracle, CoreWeave und Amazon Web Services. Alle sind mit Standorten in den USA aufgeführt, einzelne zusätzlich in weiteren Staaten. Dazu kommen Dienstleister für Support und Inhaltsmoderation, unter anderem in den USA, in Kanada und auf den Philippinen. OpenAI-Gesellschaften in den USA, in Irland, im Vereinigten Königreich und in Japan leisten technische und betriebliche Unterstützung.

Selbst bei Enterprise mit Datenresidenz gilt laut OpenAI: Die Zusage betrifft gespeicherte Kundeninhalte bestimmter Funktionen. Die Modellberechnung in der Region ist eine zusätzliche Option. Schritte wie Authentifizierung, Routing, Textextraktion aus Dateien und Analysen können ausserhalb der Region stattfinden. Was über Apps, MCP-Server oder die Web-Suche an Dritte geht, unterliegt den Bedingungen dieser Dritten.

Für die Prüfung nach Art. 16 DSG zählt deshalb die ganze Kette. Das DPA sieht vor, dass OpenAI Ireland Daten aus dem EWR und der Schweiz nur gestützt auf Standardvertragsklauseln der EU oder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission an Empfänger ausserhalb des EWR und der Schweiz weitergibt. Der EDÖB anerkennt die EU-Standardvertragsklauseln, sofern sie für die Schweiz angepasst werden. Er verlangt zudem, dass der Verantwortliche sicherstellt, dass das Recht des Empfängerstaats die Einhaltung der Klauseln erlaubt. Ob das im eigenen Vertragsverhältnis erfüllt ist, ist zu prüfen und zu dokumentieren.

Verbundene Apps, externe Aktionen und weitere Datenabflüsse

ChatGPT Business kann mehr als Texte beantworten. Jede der folgenden Funktionen ist ein eigener Weg, auf dem Daten das Unternehmen verlassen oder in anderen Systemen verändert werden können:

• Apps (früher Konnektoren): Verbindungen zu Diensten wie Google Drive, Slack, Outlook oder SharePoint. ChatGPT kann dort Inhalte lesen und je nach App auch schreiben. Für Daten, die an eine App gehen, gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.
• Web-Suche: ChatGPT kann Informationen aus dem Gespräch und aus Apps verwenden, um Suchanfragen zu formulieren.
• Memory: ChatGPT kann Informationen aus Gesprächen und Apps speichern und später wiederverwenden.
• GPTs, Agenten und geplante Aufgaben: Sie können über verbundene Konten Aktionen ausführen, auch ausgelöst durch Ereignisse wie eine neue E-Mail.
• Geteilte Links und öffentliche GPTs: Inhalte können für Personen ausserhalb des Workspace zugänglich werden.

Empfohlene Praxis: Schalten Sie zu Beginn alle Apps ab und geben Sie einzelne erst nach einer eigenen Prüfung frei. Stellen Sie die Berechtigung so ein, dass ChatGPT vor jedem Lese- und Schreibzugriff nachfragt, und regeln Sie geteilte Links in der Richtlinie.

Die Checkliste führt durch die Punkte, die vor dem ersten produktiven Einsatz geklärt sein sollten. Die Spalte «Freigabe oder Sperre» enthält eine Empfehlung. Den Entscheid trifft die Geschäftsleitung und hält ihn schriftlich fest.

In kleinen Unternehmen liegen mehrere Rollen oft bei derselben Person. Wichtig ist, dass jede Aufgabe namentlich zugewiesen ist. Eine Datenschutzberaterin oder ein Datenschutzberater nach Art. 10 DSG ist für private Unternehmen freiwillig.

Das folgende Beispiel ist erfunden. Die «Muster Gebäudetechnik AG» gibt es nicht. Das Beispiel zeigt die Prüflogik und ist keine Beurteilung eines realen Falls.

Die Muster Gebäudetechnik AG beschäftigt 60 Mitarbeitende und plant Heizungs- und Sanitäranlagen für Privat- und Geschäftskunden. Sie hat einen ChatGPT-Business-Workspace eröffnet und möchte drei Anwendungen freigeben.

1. Marketingtexte aus öffentlichen Informationen

Das Marketing lässt Newsletter- und Website-Texte aus bereits veröffentlichten Produktinformationen entwerfen.

• Enthält die Eingabe wirklich nur Öffentliches? Unveröffentlichte Preise, Kundennamen und Referenzprojekte ohne Einwilligung gehören nicht hinein.
• Ohne Personendaten ist das DSG auf die Eingabe nicht anwendbar. Transferprüfung und Datenschutz-Folgenabschätzung entfallen für diese Anwendung.
• Das Ergebnis wird vor der Veröffentlichung geprüft: technische Angaben, Werbeaussagen, Rechte Dritter an Texten und Bildern.

Entscheid: Freigabe. Es gelten die Grundregeln der Nutzungsrichtlinie.

2. Pseudonymisierte Support-Unterlagen

Der Kundendienst möchte Serviceanfragen zusammenfassen und Antwortvorlagen entwerfen lassen. Namen, Adressen und Telefonnummern werden vor dem Hochladen durch Ticketnummern ersetzt.

• Pseudonymisierte Daten bleiben Personendaten. Das Unternehmen besitzt die Zuordnung und kann die Personen jederzeit bestimmen (Art. 5 lit. a DSG). Pseudonymisierung senkt das Risiko. Eine Anonymisierung ist sie nicht, und das DSG bleibt anwendbar.
• Freitext enthält oft weitere Hinweise auf die Person, etwa die Objektadresse, eine Anlagennummer oder Angaben zur Wohn- und Gesundheitssituation. Er wird vor dem Hochladen bereinigt. Die Zuordnungstabelle bleibt ausserhalb von ChatGPT.
• Die Prüfpunkte 1, 4 und 5 der Checkliste sind erledigt: Vertrag, Bearbeitungsorte, Auslandbekanntgabe.
• Die Datenschutzerklärung nennt IT- und KI-Dienstleister als Empfängerkategorie und informiert über die Bekanntgabe ins Ausland.
• Bearbeitet die AG Daten im Auftrag von Geschäftskunden, wird OpenAI zur Unterauftragsbearbeiterin. Dafür braucht es die vorgängige Genehmigung des Kunden (Art. 9 Abs. 3 DSG). Geheimhaltungsklauseln in Kundenverträgen werden geprüft.
• Das Ticket- oder CRM-System wird nicht über eine App verbunden, solange dafür keine eigene Prüfung vorliegt.

Entscheid: Freigabe mit Auflagen, schriftlich festgehalten und auf diesen Anwendungsfall beschränkt.

3. Identifizierbare Personalunterlagen

Die Personalabteilung möchte Arbeitszeugnisse, Verwarnungen und Auswertungen von Absenzen aus dem Personaldossier erstellen lassen.

• Art. 328b OR begrenzt, welche Daten über Mitarbeitende überhaupt bearbeitet werden dürfen.
• Personaldossiers enthalten regelmässig besonders schützenswerte Personendaten, etwa Angaben zur Gesundheit (Art. 5 lit. c DSG). Das DPA von OpenAI sieht die Übermittlung sensibler Daten nicht vor.
• Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist zu prüfen (Art. 22 DSG).
• ChatGPT Business bietet keine selbst definierbaren Rollen. Laut OpenAI können Workspace-Admins Unterhaltungen der Mitglieder einsehen und exportieren. Personalinhalte wären damit für Personen ausserhalb der Personalabteilung zugänglich.
• Auswertungen der Arbeitsleistung können ein Profiling sein (Art. 5 lit. f DSG). Entscheide mit Rechtsfolgen oder erheblicher Beeinträchtigung dürfen nicht allein der Maschine überlassen werden, ohne die Pflichten nach Art. 21 DSG zu erfüllen.
• Die Mitarbeitenden müssten über diese Bearbeitung und die Empfänger ihrer Daten informiert sein (Art. 19 DSG).

Entscheid: Sperre. Erlaubt bleibt eine allgemeine Formulierungshilfe ohne Namen und ohne Inhalte aus dem Dossier, zum Beispiel ein Textvorschlag für die Beschreibung einer sehr guten Leistung im Kundendienst. Den Zeugnistext verfasst und verantwortet die Personalabteilung. Eine Freigabe identifizierbarer Personaldaten kommt erst nach einer gesonderten Prüfung in Frage, mit Folgenabschätzung sowie geklärter Vertrags- und Zugriffslösung.

Eine Nutzungsrichtlinie ist gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben. Sie ist aber das naheliegende Mittel, um die organisatorischen Massnahmen nach Art. 7 und 8 DSG umzusetzen. Arbeitsrechtlich stützt sie sich auf das Weisungsrecht des Arbeitgebers (Art. 321d OR) und die Treue- und Geheimhaltungspflicht der Mitarbeitenden (Art. 321a OR).

Mindestinhalt

1. Geltungsbereich: alle Mitarbeitenden, Lernenden und externen Personen mit Zugang zu Unternehmensdaten, alle KI-Dienste, alle Geräte.
2. Freigegebene Werkzeuge: Liste mit Kontotyp. Geschäftlich zählt nur der Firmen-Workspace.
3. Nicht freigegebene Werkzeuge: ausdrücklich genannt, mit Hinweis auf die erlaubte Alternative.
4. Datenklassen: welche Klasse in welches Werkzeug darf.
5. Eingaberegeln: Sparsamkeit, Pseudonymisierung, Verbote.
6. Prüfung der Ergebnisse: wer prüft was, bevor ein Ergebnis verwendet wird.
7. Meldepflicht: Fehl-Eingaben und Vorfälle sofort und ohne Hürden melden.

Zulässige Datenkategorien

Verbotene Nutzungen

• Geschäftliche Inhalte in privaten Konten oder in nicht freigegebenen KI-Diensten.
• Entscheide über Anstellung, Beförderung, Kündigung oder Vertragsabschluss, die allein auf einer KI-Ausgabe beruhen.
• Überwachung oder Verhaltensauswertung von Mitarbeitenden.
• Hochladen ganzer Kunden-, Personal- oder Lohnlisten.
• Passwörter, API-Schlüssel und Quellcode mit Zugangsdaten.
• Aktivieren von Apps, GPT-Aktionen oder Agenten ohne Freigabe.

Textbaustein für die interne Richtlinie

Der folgende Auszug lässt sich anpassen und übernehmen. Angaben in eckigen Klammern sind zu ersetzen.

Ergebnisse prüfen

OpenAI stellt die Dienste nach dem Services Agreement ohne Gewähr für die Richtigkeit der Inhalte bereit. Die Verantwortung für ein verwendetes Ergebnis liegt beim Unternehmen. Bei Personendaten kommt die Pflicht hinzu, sich über deren Richtigkeit zu vergewissern (Art. 6 Abs. 5 DSG). In der Praxis heisst das: Tatsachen und Zahlen gegen die Quelle prüfen, Rechtsaussagen von einer Fachperson beurteilen lassen und bei Texten für Dritte die Freigabe durch eine verantwortliche Person vorsehen.

Berufsgeheimnis: immer gesondert prüfen

Für Informationen unter einem Berufsgeheimnis genügt die allgemeine Freigabe von ChatGPT Business nicht. Art. 9 Abs. 1 lit. b DSG lässt eine Auftragsbearbeitung nur zu, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht sie verbietet. Betroffen sind insbesondere:

• Art. 321 StGB: unter anderem Geistliche, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichtete Revisoren, Ärzte, Zahnärzte, Apotheker, Psychologen und Pflegefachpersonen sowie ihre Hilfspersonen.
• Art. 47 BankG und Art. 69 FINIG: Organe, Angestellte und Beauftragte von Banken und von Finanzinstituten wie Vermögensverwaltern oder Wertpapierhäusern.
• Art. 62 DSG: berufliche Schweigepflicht für geheime Personendaten, die jemand bei der Ausübung eines Berufs erfährt, der die Kenntnis solcher Daten erfordert.
• Art. 320 StGB: Amtsgeheimnis für Behördenmitglieder, Beamte und deren Hilfspersonen.

Treuhänderinnen und Treuhänder sind in Art. 321 StGB nicht genannt, ausser sie handeln als zur Verschwiegenheit verpflichtete Revisoren. Für sie kommen Art. 62 DSG, vertragliche Geheimhaltungspflichten und allfällige Standesregeln in Betracht.

Ob der Beizug eines Cloud-KI-Anbieters mit Bearbeitung im Ausland als zulässiger Beizug einer Hilfsperson gilt oder eine Offenbarung darstellt, hängt vom jeweiligen Berufsrecht, von der Einwilligung der Berechtigten, vom Vertrag und von den technischen Massnahmen ab. Ein Business-Vertrag, der Verzicht auf Training oder eine Speicherung in Europa beantworten diese Frage nicht. Bei ChatGPT Business ist zu berücksichtigen, dass laut OpenAI befugte Mitarbeitende und beauftragte Dritte Inhalte zur Missbrauchsabklärung einsehen können und dass die Bearbeitung in mehreren Staaten erfolgt.

Von der FINMA beaufsichtigte Institute beachten zusätzlich die Aufsichtsmitteilung 08/2024 zu Governance und Risikomanagement beim Einsatz von künstlicher Intelligenz sowie die für sie geltenden Vorgaben zur Auslagerung.

Empfohlene Praxis: Bis die gesonderte Prüfung abgeschlossen und dokumentiert ist, gehören geheimnisgeschützte Informationen nicht in ChatGPT Business.

Kontrolle der Nutzung und Mitarbeiterüberwachung

Art. 26 ArGV 3 verbietet Überwachungs- und Kontrollsysteme, die das Verhalten der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz überwachen sollen. Sind solche Systeme aus anderen Gründen erforderlich, müssen sie so gestaltet sein, dass Gesundheit und Bewegungsfreiheit nicht beeinträchtigt werden. Dazu kommen der Persönlichkeitsschutz nach Art. 328 OR und die Schranke von Art. 328b OR.

In ChatGPT Business können Workspace-Admins laut OpenAI Unterhaltungen einsehen und exportieren. Das Unternehmen sollte deshalb in der Richtlinie offenlegen, dass ein solcher Zugriff möglich ist, und ihn auf konkrete Anlässe beschränken, etwa die Abklärung eines Vorfalls. Empfehlenswert sind das Vier-Augen-Prinzip und ein Protokoll der Zugriffe. Eine systematische Auswertung, wie einzelne Mitarbeitende das Werkzeug nutzen, dürfte als Verhaltensüberwachung gelten und wäre damit unzulässig.

Wer KI einsetzt, um Mitarbeitende zu beurteilen, beachtet Art. 21 DSG. Die Bestimmung greift, wenn eine Entscheidung ausschliesslich automatisiert erfolgt und mit einer Rechtsfolge verbunden ist oder die Person erheblich beeinträchtigt. Dann muss das Unternehmen informieren und der Person auf Antrag ermöglichen, ihren Standpunkt darzulegen und die Überprüfung durch einen Menschen zu verlangen.

Vorfälle: Fehl-Eingaben und Datenabfluss

Eine Eingabe von Personendaten in einen nicht freigegebenen Dienst kann eine Verletzung der Datensicherheit sein, weil die Daten Unbefugten zugänglich werden (Art. 5 lit. h DSG). Ein einfacher Ablauf:

1. Eindämmen: Chat und Dateien löschen, betroffene App-Verbindung trennen. Bei einem Privatkonto die Person zur Löschung anhalten und dies festhalten. OpenAI entfernt gelöschte Inhalte nach eigener Angabe innert 30 Tagen, mit Vorbehalten.
2. Sachverhalt klären: welche Daten, wie viele Personen, welcher Dienst und Kontotyp, wer hatte Zugriff.
3. Meldepflicht prüfen: Nach Art. 24 DSG ist dem EDÖB so rasch als möglich zu melden, wenn die Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte führt. Die betroffenen Personen sind zu informieren, wenn es zu ihrem Schutz erforderlich ist oder der EDÖB es verlangt. Das DSG nennt keine Frist in Stunden. Den Inhalt der Meldung regelt Art. 15 DSV. Die Dokumentation ist ab der Meldung mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
4. Weitere Pflichten prüfen: vertragliche Informationspflichten gegenüber Kunden und die Folgen für ein Berufsgeheimnis.
5. Vorfall beim Anbieter: OpenAI verpflichtet sich im DPA, Kunden ohne unangemessene Verzögerung über eine Verletzung des Schutzes von Personendaten zu informieren. Legen Sie fest, wer solche Mitteilungen empfängt.
6. Lehren ziehen: Richtlinie, Schulung und technische Einstellungen anpassen.

EU-Bezug: DSGVO und AI Act

Für viele Schweizer KMU gilt zusätzlich EU-Recht. Die DSGVO ist anwendbar, wenn ein Unternehmen Personen in der EU Waren oder Dienstleistungen anbietet oder ihr Verhalten beobachtet (Art. 3 Abs. 2 DSGVO). Dann ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten der zuständigen Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden zu melden (Art. 33 DSGVO).

Der AI Act der EU erfasst auch Betreiber in Drittstaaten, wenn die Ausgabe des KI-Systems in der EU verwendet wird (Art. 2 Abs. 1 lit. c). Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026, verlangt Art. 4 von Anbietern und Betreibern Massnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht garantieren. Verboten ist unter anderem die Emotionserkennung am Arbeitsplatz, ausser aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen (Art. 5 Abs. 1 lit. f). Eine Schulung der Mitarbeitenden ist auch ohne EU-Bezug empfohlene Praxis.

Vor der Freigabe prüfen

Diese Kurzliste eignet sich für jeden neuen Anwendungsfall. Bleibt eine Frage offen, gilt die Anwendung als gesperrt.

• ☐  Anwendungsfall und Zweck sind schriftlich beschrieben.
• ☐  Die Datenklasse ist bestimmt: öffentlich, intern, vertraulich oder streng vertraulich.
• ☐  Personendaten sind auf das Nötige beschränkt oder pseudonymisiert. Die Zuordnung bleibt im Unternehmen.
• ☐  Es sind keine besonders schützenswerten Personendaten und keine geheimnisgeschützten oder vertraglich gesperrten Informationen betroffen.
• ☐  Die Nutzung erfolgt ausschliesslich im Firmen-Workspace. Services Agreement und DPA sind abgelegt.
• ☐  Transferprüfung und Liste der Unterauftragsbearbeiter sind aktuell. Die Datenschutzerklärung deckt die Bekanntgabe ab.
• ☐  Der Bedarf einer Datenschutz-Folgenabschätzung ist geprüft und das Ergebnis festgehalten.
• ☐  Apps, Aktionen und geteilte Links sind für diesen Anwendungsfall festgelegt.
• ☐  Löschregel und zuständige Person sind bestimmt.
• ☐  Der Prüfschritt für Ergebnisse ist festgelegt. Es gibt keinen automatisierten Entscheid über Personen.
• ☐  Die beteiligten Mitarbeitenden sind geschult und kennen den Meldeweg.
• ☐  Der Entscheid (Freigabe, Freigabe mit Auflagen oder Sperre) ist datiert und von der Geschäftsleitung unterzeichnet.

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Quellen

Alle Quellen abgerufen am 30. September 2026.

Schweizer Recht und Aufsicht

• Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1, Stand 7. Juli 2025
• Datenschutzverordnung (DSV), SR 235.11, Stand 1. Dezember 2025, mit Staatenliste in Anhang 1
• Strafgesetzbuch (StGB), SR 311.0, Art. 162, 320 und 321
• Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 321a, 321d, 328 und 328b
• Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz (ArGV 3), SR 822.113, Art. 26
• Bankengesetz (BankG), SR 952.0, Art. 47
• Finanzinstitutsgesetz (FINIG), SR 954.1, Art. 69
• EDÖB: KI und Datenschutz
• EDÖB: Update «Geltendes Datenschutzgesetz ist auf KI direkt anwendbar», 8. Mai 2025
• EDÖB: Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland
• FINMA: Aufsichtsmitteilung 08/2024 zu Governance und Risikomanagement beim Einsatz von künstlicher Intelligenz, 18. Dezember 2024

EU-Recht

• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)
• Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act)
• Verordnung (EU) 2026/1744 zur Änderung des AI Act, ABl. L vom 24. Juli 2026

Dokumentation von OpenAI

• Enterprise privacy at OpenAI, Stand 8. Januar 2026
• OpenAI Services Agreement, gültig ab 1. Januar 2026
• Data Processing Addendum, gültig ab 1. Januar 2026
• Sub-processor list
• ChatGPT Business, Overview
• Setting up single sign-on for ChatGPT Business
• Data residency and inference residency for ChatGPT
• Apps in ChatGPT
• Admin controls, security, and compliance for plugins and apps
• Chat and file retention policies in ChatGPT
• How your data is used to improve model performance
• Data controls in the OpenAI platform (API)
• Privacy policy für den EWR, die Schweiz und das Vereinigte Königreich
• How we’re responding to The New York Times’ data demands

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. OpenAI ändert Produkte, Tarife und Vertragsbedingungen häufig. Prüfen Sie die verlinkten Dokumente vor einem Entscheid in der aktuellen Fassung.