La désignation d'un Représentant UE est requise pour les responsables du traitement ou les sous-traitants qui n'ont pas d'établissement dans l'UE mais traitent des données personnelles de citoyens de l'UE, que le traitement s'effectue en ligne ou hors ligne.

Le cadre des tâches et des exigences connexes auxquelles doit satisfaire le représentant dans l'UE est établi par l'art. 27 RGPD. ‍

1. Accessibilité : le Représentant UE doit être facilement accessible par les personnes concernées ainsi que par les autorités de protection des données des États membres.
2. Représentation du responsable du traitement ou du sous-traitant : le Représentant UE agit comme point de contact pour les personnes concernées et les autorités de contrôle en ce qui concerne les obligations du responsable du traitement ou du sous-traitant au titre du RGPD.
3. Représentation pour les activités de traitement relevant du champ d'application du RGPD : le représentant est responsable des activités de traitement qui, conformément à l'article 3 du RGPD, relèvent du champ d'application du règlement et pour lesquelles le responsable du traitement ou le sous-traitant pour lequel le représentant a été désigné n'est pas établi dans l'UE.
4. Substitution du responsable du traitement ou du sous-traitant dans ses obligations : le Représentant UE agit au nom du responsable du traitement ou du sous-traitant en ce qui concerne certaines obligations au titre du RGPD, notamment en matière de coopération avec les autorités de contrôle et de réponse aux demandes des personnes concernées.

Le Commissaire de Hambourg à la protection des données et à la liberté d'information a indiqué dans son rapport d'activité 2018 qu'il n'est prescrit ni de personnel propre ni de locaux propres. Il faut cependant s'assurer dans tous les cas qu'une communication sans heurts ainsi qu'une réunion en personne sur place sont possibles. La plupart des représentants auront donc recours, par exemple, à un espace de bureau partagé disposant de salles de réunion.

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