Les aspects juridiques de la protection des données lors de l'acquisition d'entreprises/M&A
La protection des données doit être prise en compte
La complexité des transactions d'entreprise, qu'il s'agisse de Share Deals (acquisition de parts) ou d'Asset Deals (transfert d'actifs), exige une analyse juridique et économique approfondie. La protection des données y joue un rôle déterminant, car les acquéreurs potentiels, lors de transactions nécessitant des investissements élevés, doivent bien connaître le « produit » afin d'éviter des investissements incertains. Ce processus d'analyse couvre tous les aspects, des considérations économiques aux questions fiscales et financières, les données personnelles, telles que les informations relatives aux collaborateurs et aux clients, jouant également un rôle central.
L'obtention de consentements constitue une possible garantie dans le traitement des données de toute nature, mais cela est souvent peu pratique dans le domaine du M&A en raison de la charge administrative croissante et de la possibilité de révocation à tout moment. Les consentements préalables abstraits inclus dans les contrats de travail sont en grande partie invalides selon le droit en vigueur. C'est pourquoi les parties à des acquisitions d'entreprises recourent fréquemment à l'alternative des « intérêts légitimes », l'appréciation de ces intérêts variant selon la phase de la transaction.
Pour répondre aux intérêts des entrepreneurs, des précautions spécifiques sont prises : l'échange de données ne s'effectue que dans la mesure minimale requise, accompagné d'accords de confidentialité entre les parties et de la garantie d'une sécurité suffisante par des mesures techniques et organisationnelles. Malgré ces mesures, les obligations d'information du responsable du traitement se heurtent souvent aux intérêts commerciaux. Selon l'art. 13 al. 3 RGPD, le responsable du traitement est tenu d'informer les personnes concernées avant tout traitement ultérieur sur la modification de la finalité, ces exigences pouvant entrer en conflit avec les obligations de confidentialité et l'intérêt à la discrétion des entreprises impliquées, d'autant plus que les acquisitions d'entreprises se préparent de manière confidentielle et à l'abri du public.
Une planification réussie d'acquisitions d'entreprises dans le respect du RGPD nécessite une approche structurée et entièrement documentée. Chaque phase de la transaction doit être consciencieusement consignée et accompagnée de conseillers expérimentés afin de minimiser le risque d'amendes. Le strict respect du RGPD est d'une importance décisive, car les violations peuvent entraîner des conséquences financières et juridiques considérables susceptibles de compromettre le succès d'une acquisition.
Les données des clients méritent une attention particulière, car elles sont désormais considérées comme des actifs précieux pour les acquéreurs potentiels. Le portefeuille clients représente souvent le capital le plus précieux d'une entreprise et doit donc faire l'objet d'une attention particulière dans le cadre des acquisitions d'entreprises.
Due diligence : focus sur les risques liés à la protection des données
L'une des phases fondamentales lors d'acquisitions d'entreprises est la due diligence, au cours de laquelle la société cible fait l'objet d'un examen approfondi. Outre les aspects économiques et juridiques, il convient d'analyser et d'évaluer les éventuelles violations du Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui peuvent entraîner des conséquences juridiques et financières considérables.
La protection des données dans le processus transactionnel
Tout au long du processus transactionnel, un traitement des données personnelles conforme au droit est d'une importance capitale. Conformément au RGPD, tout traitement doit reposer sur une base juridique valide, que ce soit par le consentement des personnes concernées ou par un intérêt légitime selon l'article 6. Les violations du RGPD peuvent être sanctionnées par des amendes considérables, ce qui rend une évaluation rigoureuse des risques indispensable.
Le choix entre un Share Deal et un Asset Deal a des répercussions sur la stratégie de protection des données. Tandis que dans un Share Deal des parts sont acquises, dans un Asset Deal des actifs individuels sont transférés. La stratégie de protection des données doit être adaptée à la forme de transaction choisie afin de satisfaire aux exigences légales en matière de protection des données.
Phases de la transaction d'entreprise et protection des données
La transaction d'entreprise traverse plusieurs phases, de la due diligence aux négociations contractuelles jusqu'à la conclusion (closing) du contrat. À chacune de ces phases, les parties contractantes doivent s'assurer que le traitement des données personnelles repose sur une base légalement sécurisée. Une documentation complète conformément au RGPD, notamment aux articles 24 et 32, est indispensable.
La mise en balance des obligations d'information avec les intérêts contractuels constitue un défi central pendant la due diligence. La compatibilité des finalités selon l'art. 6 al. 4 RGPD doit être prise en compte afin de protéger adéquatement les droits et libertés des personnes concernées.
Pour garantir la protection des données pendant la due diligence, il est conseillé de définir au préalable un concept de protection des données. Cela comprend la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité et l'intégrité des données personnelles conformément aux exigences du RGPD.
Compte tenu des exigences complexes en matière de protection des données lors d'acquisitions d'entreprises, il est essentiel que chaque partie contractante développe des conceptions claires concernant le traitement des données et les consigne dans des accords écrits. C'est la seule façon de minimiser les risques potentiels et de garantir la protection des données tout au long de la transaction.
Dans le monde des fusions et acquisitions (M&A), la préservation de la confidentialité et la conclusion d'accords correspondants sont d'une importance décisive. Les dirigeants et les membres des conseils d'administration doivent observer une stricte confidentialité envers les associés et les actionnaires des entreprises impliquées. Les données commerciales sensibles ne peuvent pas être mises à disposition dans la salle des données ni divulguées à des acquéreurs potentiels sans autorisation interne.
Avant tout entretien ou échange d'informations, les dirigeants et les membres des conseils d'administration concluent un accord de confidentialité, notamment en ce qui concerne les secrets commerciaux de la société cible. Cet accord définit clairement le cercle de personnes ayant accès aux informations confidentielles et établit le cas échéant des obligations de confidentialité distinctes.
Sous-traitance et responsabilité conjointe dans le processus M&A
Dans le cadre des transactions M&A, il n'y a pas de sous-traitance au sens de l'art. 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), faute de pouvoir d'instruction. Il est toutefois examiné si une responsabilité conjointe au sens de l'art. 26 al. 1 RGPD existe, sur la base d'une décision commune sur les finalités et les moyens du traitement des données.
Le traitement des données selon le RGPD commence déjà avec la préparation des données personnelles pour la salle des données, que celles-ci soient structurées de manière électronique ou physique. Avant la mise à disposition des données, il est soigneusement vérifié qu'une base juridique suffisante selon l'art. 6 RGPD existe et que les fonctions et relations des responsables conjoints ont été communiquées aux personnes concernées conformément à l'art. 26 al. 2 RGPD.
Licéité du traitement des données lors de l'acquisition d'entreprises
La licéité du traitement des données est d'une importance centrale lors de l'acquisition d'entreprises. Trois bases juridiques pertinentes du RGPD doivent être prises en compte, l'art. 6 al. 1 phr. 1 lit. f RGPD étant le plus fréquemment appliqué :
Art. 6 al. 1 phr. 1 lit. a RGPD :
Le consentement est souvent peu pratique pour les transactions futures. L'obtention du consentement de nombreuses personnes n'est pas réalisable en raison de la confidentialité de la due diligence.
Art. 6 al. 1 phr. 1 lit. b RGPD :
Cette base s'applique rarement, car la divulgation dans le cadre du processus M&A ne s'effectue pas dans le but d'exécuter un contrat avec la personne concernée.
Art. 6 al. 1 phr. 1 lit. f RGPD :
Cette base est déterminante dans la plupart des cas. Les acquéreurs et les vendeurs ont un intérêt légitime à la transaction, comme par exemple l'amélioration de la compétitivité.
Asset Deal ou Share Deal ?
Selon le modèle de transaction (Asset Deal ou Share Deal), les acquéreurs et les vendeurs ont des obligations d'information envers les personnes concernées :
Share Deal :
Ici, le responsable du traitement d'origine subsiste et une obligation d'information n'est pas requise.
Asset Deal :
Dans le cas d'un Asset Deal, le responsable du traitement change et une nouvelle base juridique pour le traitement des données est nécessaire.
Moment du traitement des données et obligations d'information
Lors de la mise en balance des intérêts selon l'art. 6 al. 1 phr. 1 lit. f RGPD, le moment du traitement des données est déterminant (avant la signature, entre la signature et le closing, après le closing), ainsi que l'étendue et les droits d'accès aux données.
Les obligations d'information selon les art. 13 et 14 RGPD doivent être respectées, notamment lors de la collecte directe et indirecte de données personnelles dans le cadre d'une acquisition d'entreprise. La sélection et la préparation des données dans la salle des données doivent être effectuées avec soin afin de respecter le principe de minimisation des données et de ne mettre à disposition que les données pertinentes pour la transaction.
